Vertragsmanagement für Shopware 6: Verträge direkt im Shop erstellen, verwalten und digital akzeptieren lassen

Verträge gehören zum E-Commerce-Alltag – die Verwaltung oft nicht. AGB, Auftragsverarbeitungsverträge, Wartungsvereinbarungen oder Leasingkonditionen: In den meisten Shopware-Shops werden Verträge per E-Mail verschickt, in Ordnerstrukturen abgelegt und manuell nachverfolgt. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und im Streitfall kaum revisionssicher.

Mit unserem neuen Plugin Vertragsmanagement für Shopware 6 bringen Sie den gesamten Vertragsprozess direkt in Ihre Shopware-Administration – von der Erstellung über die Kundenzuweisung bis zur digitalen Akzeptanz im Kundenkonto. Ohne externe Tools, ohne Medienbruch.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was das Plugin kann, für wen es sich eignet und wie Sie es in der Praxis einsetzen.

Kurz zusammengefasst: Das Plugin Vertragsmanagement ermöglicht es, Verträge direkt im Shopware Admin zu erstellen, als PDF bereitzustellen und Kunden digital im Kundenkonto akzeptieren zu lassen – inklusive Revisionsmanagement, individueller Kundenzuweisung und interner Mitarbeiterverträge.

Das Problem: Vertragsverwaltung ohne System

Wer einen Online-Shop betreibt, arbeitet regelmäßig mit Verträgen. Im B2B-Bereich gehören Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM), Service- und Wartungsverträge oder Leasingvereinbarungen zum Tagesgeschäft. Im B2C-Bereich sind aktualisierte AGB, besondere Nutzungsbedingungen oder Mitgliedsverträge relevant.

In der Praxis entstehen dabei immer wieder die gleichen Probleme:

Diese Probleme betreffen nicht nur große B2B-Shops. Auch kleinere Shops, die regelmäßig ihre AGB aktualisieren oder spezielle Nutzungsbedingungen kommunizieren müssen, stoßen schnell an die Grenzen manueller Prozesse.

Die Lösung: Vertragsmanagement direkt in Shopware 6

Das Plugin Vertragsmanagement von SYNERGY NETWORKS erweitert die Shopware-Administration um ein vollständiges Vertragsmanagement-Modul. Über den neuen Menüpunkt Inhalte → Vertragsmanagement erstellen, verwalten und veröffentlichen Sie Verträge – direkt im vertrauten Shopware-Admin.

Ihre Kunden sehen die ihnen zugewiesenen Verträge transparent im Kundenkonto. Dort können sie den Vertragstext einsehen, das Dokument als PDF herunterladen und – falls vom Shopbetreiber konfiguriert – den Vertrag digital akzeptieren. Das Plugin protokolliert automatisch den Akzeptanzzeitpunkt, die Vertragsversion und die zugehörigen Kundeninformationen.

Funktionen im Überblick

Frei definierbare Vertragstypen

Die Vertragsarten werden in der Plugin-Konfiguration festgelegt und sind vollständig frei definierbar. Typische Anwendungsfälle:

Mehrere Vertragstypen werden in der Konfiguration einfach durch Semikolon getrennt angelegt. Die verfügbaren Typen stehen anschließend bei der Vertragserstellung als Auswahl zur Verfügung.

Digitale Akzeptanz im Kundenkonto

Kunden sehen ihre zugewiesenen Verträge in einem eigenen Menüpunkt „Verträge" im Kundenkonto. Dort werden Vertragstitel, aktuelle Revision, Status (akzeptiert / nicht akzeptiert) und der Zeitpunkt der letzten Ansicht angezeigt. Je nach Konfiguration muss der Kunde den Vertrag aktiv bestätigen – mit einem Klick auf „Akzeptieren".

Das Plugin dokumentiert zu jeder Akzeptanz: den Zeitpunkt, die Vertragsversion, die Kundennummer und die zugehörigen Kundendaten. In der Shopware-Administration wird unter Inhalte → Akzeptierte Verträge eine vollständige Übersicht aller akzeptierten Verträge angezeigt.

Revisionsmanagement

Vertragsänderungen sind im Geschäftsalltag unvermeidlich. Das Plugin bildet diesen Prozess über Revisionen ab:

1. Der Administrator nimmt Änderungen am Vertragstext vor und beschreibt die Änderungen stichpunktartig.

2. Über „Neue Revision jetzt erstellen" wird die aktualisierte Version veröffentlicht.

3. Nach Veröffentlichung kann eine Revision nicht mehr geändert oder gelöscht werden – das garantiert die revisionssichere Dokumentation.

4. Kunden werden im Kundenkonto automatisch auf die geänderte Version hingewiesen und müssen diese erneut akzeptieren.

Wichtig: Die Revisionsfunktion muss beim Erstellen eines Vertrags aktiviert werden. Diese Einstellung kann nachträglich nicht mehr geändert werden – das ist bewusst so gestaltet, um die Konsistenz und Rechtssicherheit des Vertragsprozesses zu gewährleisten.

Individuelle Kundenzuweisung

Standardmäßig erhalten alle Shopkunden einen angelegten Vertrag. Über die Funktion „Spezielle Kundenzuweisung" können Verträge gezielt einzelnen Kunden zugeordnet werden. Das ist besonders relevant für B2B-Shops, in denen nicht alle Kunden die gleichen Vertragskonditionen erhalten.

Die Kundenauswahl erfolgt über eine komfortable Übersicht mit Filterfunktionen (Kundennummer, Name, Firma). Die Zuweisung wird nach dem Speichern sofort wirksam.

PDF-Generierung mit Branding

Jeder Vertrag kann als professionelles PDF-Dokument ausgegeben werden. Die PDF-Konfiguration umfasst:

• Layout: Seitenausrichtung (Portrait), Format (A4), optionale Kopf-/Fußzeile, Seitennummerierung

• Branding: Geschäftslogo, Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, Webseite

• Geschäftsdaten: Steuernummer, Finanzamt, USt-ID, Bankverbindung (IBAN/BIC), Geschäftsführer

• Dateinamen: Optionaler Präfix und Suffix für den Dateinamen der generierten PDF

Zusätzlich bietet das Plugin zwei Platzhalter-Funktionen: SYN_Date setzt automatisch das aktuelle Datum im Format dd.mm.yyyy. SYN_User fügt die Kundendaten (Name, Firma, Rechnungsadresse) automatisch in den Vertragstext ein.

Hinweis zur PDF-Vorschau: Platzhalter wie SYN_User werden in der Admin-Vorschau nicht aufgelöst, da zu diesem Zeitpunkt kein konkreter Empfänger zugeordnet ist. Die Auflösung erfolgt erst im Kundenkonto, sobald der Vertrag einer Person zugewiesen ist.

Interne Verträge für Mitarbeiter

Neben Kundenverträgen unterstützt das Plugin auch Verträge mit System-Benutzern. Mitarbeiterverträge, interne Richtlinien oder Vereinbarungen können direkt im Shopware-Admin verwaltet und gezielt einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Diese Verträge erscheinen nicht im Kundenkonto des Shops, sondern im Admin-Dashboard der zugewiesenen Mitarbeiter.

Über ein Rollenkonzept steuern Administratoren die Berechtigungen:

Das Plugin erweitert die Benutzerverwaltung zusätzlich um Adressfelder (Straße, PLZ, Stadt), die über den Platzhalter SYN_User automatisch in Mitarbeiterverträge übernommen werden.

Für wen eignet sich das Plugin?

B2B-Shops

Die Hauptzielgruppe: B2B-Shopbetreiber, die regelmäßig Verträge mit Geschäftskunden abschließen. AVV, TOM, Wartungsverträge und individuelle Vereinbarungen lassen sich zentral verwalten und gezielt einzelnen Firmenkunden zuweisen. Die revisionssichere Dokumentation schafft Rechtssicherheit bei Vertragsänderungen.

B2C-Shops

Auch B2C-Shops profitieren vom Plugin – beispielsweise bei der digitalen Bereitstellung aktualisierter AGB. Wenn sich Geschäftsbedingungen ändern, können Shopbetreiber die neuen AGB als Vertrag anlegen und von ihren Kunden digital bestätigen lassen. Die Akzeptanz wird dokumentiert, die Änderungen zur vorherigen Version transparent angezeigt.

Shops mit internem Vertragsbedarf

Unternehmen, die auch Mitarbeiterverträge, Datenschutzrichtlinien oder interne Vereinbarungen zentral verwalten möchten, können die Funktion für System-Benutzer-Verträge nutzen – alles innerhalb der bestehenden Shopware-Infrastruktur.

Praxis-Beispiel: AGB-Update für einen B2C-Shop
Ein Online-Shop aktualisiert seine AGB aufgrund geänderter Widerrufsbedingungen. Statt eine Massen-E-Mail zu verschicken und zu hoffen, dass Kunden die Änderung wahrnehmen, legt der Shopbetreiber die neuen AGB als Vertrag im Plugin an, erstellt eine Revision mit der Beschreibung „Widerrufsbelehrung aktualisiert" und veröffentlicht sie. Alle Kunden sehen beim nächsten Login im Kundenkonto den Hinweis auf die geänderten AGB und können diese digital bestätigen. Der Shopbetreiber hat eine vollständige, zeitgestempelte Dokumentation aller Akzeptanzen.

Installation und Einrichtung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Plugin installieren

1. Öffnen Sie Erweiterungen → Meine Erweiterungen in der Shopware-Administration.

2. Installieren bzw. aktualisieren Sie das Plugin Vertragsmanagement.

3. Aktivieren Sie das Plugin.

4. Leeren Sie den Cache komplett und laden Sie die Administrationsseite neu.

Schritt 2: Basiseinstellungen konfigurieren

Unter Erweiterungen → Meine Erweiterungen → Vertragsmanagement konfigurieren Sie:

• Verkaufskanal: Für welchen Sales Channel die Konfiguration gelten soll

• Vertragsarten: Ihre Typen durch Semikolon getrennt (z. B. AGB;AVV;Wartungsvertrag;Leasing)

• Standard-Sales-Channel für PDF: Der Kanal, der für die PDF-Erstellung verwendet wird

• Logging: Optional – erstellt interne Log-Einträge zu Vertragsaktionen

Schritt 3: Ersten Vertrag erstellen

Über Inhalte → Vertragsmanagement → Neuen Vertrag erstellen legen Sie einen Vertrag an. Dabei wählen Sie:

• Titel und Typ des Vertrags

• Vertrag mit Shop-Kunden: Ob der Vertrag im Kundenkonto angezeigt wird

• Akzeptieren erforderlich: Ob Kunden den Vertrag aktiv bestätigen müssen

• Revisionen aktivieren: Ob Vertragsänderungen über Revisionen dokumentiert werden

• Spezielle Kundenzuweisung: Ob nur bestimmte Kunden den Vertrag sehen

Wichtig: Die Admin-Einstellungen (Vertrag mit Shop-Kunden, Akzeptieren erforderlich, Revisionen, Kundenzuweisung) können nach dem Erstellen des Vertrags nicht mehr geändert werden. Diese bewusste Einschränkung stellt sicher, dass Vertragsprozesse konsistent und rechtssicher bleiben. Wenn eine andere Konfiguration benötigt wird, muss ein neuer Vertrag angelegt werden.

Schritt 4: Vertragstext und PDF konfigurieren

Geben Sie den Vertragstext über den integrierten Editor ein und konfigurieren Sie die PDF-Einstellungen mit Logo, Layout und Geschäftsdaten. Bei mehrsprachigen Shops muss der Vertragstext für jede Sprache einmal separat gespeichert werden.

Schritt 5: Veröffentlichen

Bei aktivierten Revisionen wird der Vertrag durch Klick auf „Neue Revision jetzt erstellen" im Kundenkonto sichtbar. Ohne Revisionen ist der Vertrag sofort nach Aktivierung verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das Plugin Vertragsmanagement für Shopware 6?

Das Plugin Vertragsmanagement ist eine Erweiterung für Shopware 6, mit der Shopbetreiber Verträge direkt in der Shopware-Administration erstellen, verwalten und ihren Kunden digital im Kundenkonto bereitstellen können. Kunden können Verträge dort einsehen, als PDF herunterladen und digital akzeptieren. Das Plugin dokumentiert Akzeptanzzeitpunkte, Versionen und Kundeninformationen revisionssicher.

Für welche Vertragsarten eignet sich das Plugin?

Das Plugin unterstützt frei definierbare Vertragsarten. Typische Anwendungsfälle sind AGB, AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), TOM (technisch-organisatorische Maßnahmen), Wartungsverträge, Leasingverträge, Mitgliedsverträge und interne Mitarbeitervereinbarungen. Die Vertragstypen werden in der Plugin-Konfiguration durch Semikolon getrennt angelegt.

Eignet sich das Plugin auch für B2C-Shops?

Ja. Obwohl das Plugin besonders für B2B-Shops entwickelt wurde, profitieren auch B2C-Shops davon – beispielsweise bei der digitalen Bereitstellung und Bestätigung aktualisierter AGB oder besonderer Nutzungsbedingungen. Die Akzeptanz wird revisionssicher dokumentiert.

Können Verträge nur bestimmten Kunden zugewiesen werden?

Ja. Über die Funktion „Spezielle Kundenzuweisung" können Verträge gezielt einzelnen Kunden zugeordnet werden. Ohne diese Option erhalten standardmäßig alle Shopkunden den Vertrag. Die Auswahl erfolgt über eine filterbare Kundenübersicht in der Administration.

Was passiert bei Vertragsänderungen?

Änderungen werden über das Revisionsmanagement abgebildet. Der Administrator erstellt eine neue Revision mit einer Beschreibung der Änderungen. Kunden werden im Kundenkonto automatisch auf die geänderte Version hingewiesen und müssen diese erneut akzeptieren. Veröffentlichte Revisionen können nicht nachträglich geändert werden, was die revisionssichere Dokumentation gewährleistet.

Können auch interne Mitarbeiterverträge verwaltet werden?

Ja. Das Plugin unterstützt Verträge mit System-Benutzern. Diese erscheinen nicht im Kundenkonto des Shops, sondern im Admin-Dashboard der zugewiesenen Mitarbeiter. Über ein Rollensystem (SynCmViewer für Nur-Lesen und SynCmEditor für Bearbeitung) werden die Berechtigungen gesteuert.

Wie wird der Vertrag als PDF ausgegeben?

Das Plugin generiert PDFs mit individuellen Einstellungen für Logo, Layout, Geschäftsdaten und Seitennummerierung. Platzhalter wie SYN_Date (aktuelles Datum) und SYN_User (Kundendaten wie Name, Firma, Rechnungsadresse) werden automatisch eingesetzt. Die PDF-Konfiguration erfolgt pro Vertrag in der Shopware-Administration.

Ist das Plugin mehrsprachig?

Ja. Vertragstexte können für jede im Shop aktive Sprache separat gespeichert werden. Ist für eine Sprache kein Text hinterlegt, wird automatisch der Text der Ausgangssprache (z. B. Deutsch) angezeigt. Der Vertragstext muss dennoch pro Sprache einmal gespeichert werden, damit Shopware die Übersetzung als vollständig erkennt.

Warum können bestimmte Einstellungen nachträglich nicht geändert werden?

Einstellungen wie „Vertrag mit Shopkunden", „Akzeptieren erforderlich", „Revisionen aktivieren" und „Spezielle Kundenzuweisung" werden bei der Erstellung festgelegt und sind danach nicht mehr änderbar. Dies stellt sicher, dass Vertragsprozesse konsistent, nachvollziehbar und rechtssicher bleiben. Wird eine andere Konfiguration benötigt, muss ein neuer Vertrag angelegt werden.

Dokumentation und Support

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Dokumentation mit Screenshots und ausführlichen FAQ finden Sie in unserer Wissensdatenbank:

→ Dokumentation Vertragsmanagement aufrufen

Für individuelle Anpassungswünsche oder technische Fragen stehen wir als Shopware Extension Partner seit 2014 gerne zur Verfügung:

• E-Mail: sales@synergy-networks.de

• Telefon: 0345 96 39 78 0

• Website: www.synergy-networks.de

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